Аудит, опис та оптимізація бізнес-процесів
Коли керівники задаються питанням як налагодити систему так, щоб працювало як єдиний організм без збоїв, я завжди відповідаю: ”Бізнес-процесити“. Зазвичай відповідь одна: ”На це нема часу, бізнес не чекає “. Ця відповідь не завжди про те, що часу нема, здебільшого вона про незнання та нерозуміння суті та важливості процесного підходу. Візьмем, наприклад, операційну систему. Це та магія, яка ховається за металом ноутбуків та мобільних телефонів. Зверніть увагу, вона працює без вашого втручання. А чому? А тому що хтось налагодив там процеси. ”От би і в бізнесі так само було!“, - захопливо говорить підприємець. Гарна новина полягає в тому, що в бізнесі так само і є.
То що ж таке бізнес-процеси і де вони ховаються у вашому бізнесі? А вони набагато ближче, ніж може здатися, адже послідовність дій та операцій, які виконуються в організації з метою досягнення конкретної мети або результату і є бізнес-процесами. Іншими словами, це будь-яка діяльність, що включає у себе різноманітні етапи, ресурси та учасників.
Опис бізнес-процесів
Початок AS IS
Робота над бізнес-процесами починається не з оптимізації, а з їх виявлення, аудиту та опису.
Для того, щоб зрозуміти, як ваш бізнес працює, налагодити його, а потім упакувати в гарну обгортку, потрібно почати з самого початку. Найпершим етапом в роботі є виявлення бізнес-процесів вищого та нижнього рівнів. Їх віднайти допомогає гарно описана організаційна структура компанії, її чіткі місія та візія, розуміння цінностей тощо. На цьому етапі проводиться проведення інтерв'ю зі співробітниками для визначення поточних проблем і побудови карти процесів.
Буде чудово, якщо компанія вже має описану організаційну структуру і вона відповідає дійсності, де назви посад відповідають функціональним ролям спеціалістів, які ці посади обіймають. Також буде чудово якщо компанія чітко розуміє стратегічні цілі, має описану стратегію розвитку та етапи їх досягнення. Якщо такої стратегічної карти нема, але є чіткі стратегічні цілі - вже дуже добре, експертам буде легше рухатися по бізнес-процесам, розуміючи напрямок.
Далі наша команда працює над описом процесів в стані as is. Робота над описом бізнес-процесів починається з виділення всіх існуючих в компанії операцій та розподілу їх на головні, підтримуюючі та керуючі. Ми називаємо цей процес описом діяльності кожного співробітника, яка призводить до значущих результатів для компанії. Це той стан, в якому вони знаходяться на момент старту проекту. Також визначаються якісні та кількісні показники оцінки роботи бізнес-процесу (КРІ). Це важливо для того щоб дізнатися - а чи виконує процес свою безпосередню функцію? А як нам зрозуміти, чи ми досягаємо цілей в даноум процесі? Це важливо зробити для того, щоб віднайти слабкі місця, повтори функцій, місця втрати інформації, тощо.
Далі відбувається побудова моделі процесів, яка включає графічне відображення процесів, їхніх входів та виходів, ролей задіяних учасників, ресурсів та ризиків. Опис бізнес-процесів допомагає компаніям збільшити прозорість виконання процесів, полегшити аналіз та оптимізацію, а також сприяти ефективній роботі нових співробітників.
Оптимізація бізнес-процесів
Шлях до TO BE
Після того, як проведено аналіз поточних процесів, докладно досліджено всі аспекти бізнесу, отримано розуміння, які процеси працюють ефективно, а які можуть бути вдосконалені, з'ясовано поточний стан клієнта/замовника, варто почати роботу над станом to be. Тобто починається робота над візуалізацією стану як хочеться, стану, до якого прагнемо, вже покращеного, ефективного, результативнішого. Це саме і є етап оптимізації. Вже з візуалізованих та описаних бізнес-процесів починаємо видаляти зайві дії, або, навпаки, з'єднувати необхідні компоненти, які мають мати зв'язок для ефективної комунікації в діяльності.
Оптимізація бізнес-процесів - це процес аналізу, перегляду та вдосконалення існуючих процесів у компанії з метою підвищення ефективності, зменшення витрат, скорочення часу виконання завдань та підвищення якості продукції або послуг.
Процес оптимізації може включати декілька етапів від старту роботи до її закінчення, але основні з них наступні:
Розробка стратегій оптимізації: На основі аналізу ми розробляємо конкретні стратегії та рекомендації з удосконалення бізнес-процесів, обговорюмо з замовником потребу автоматизації часткової чи повної.
Впровадження змін: Ми допомагаємо впроваджувати запропоновані зміни та надаємо підтримку під час переходу до нових процесів. Якщо прийнято рішення щодо автоматизації, ми повністю супроводжуємо процес вибору виконавця та здійснюємо супровід реалізації.
Моніторинг і оцінка: Після впровадження змін, оптимізації чи атоматизації, ми здійснюємо моніторинг ефективності нових процесів та оцінюємо результати. Отримані результати дають змогу поглянути чи є потреб ще у вдосконаленні певних деталей чи функцій.
Потрібно розуміти, що сама по собі оптимізація не може мати місце. Вона здійснюється після аналізу бізнес-процесів в стані as is та виявлення блоків, зв’язків, які потребуть корекції до стану to be.
Таким чином, наша робота з кожним клієнтом є цілком і повністю індивідуальною, а це дає змогу забезпечувати рішення, які відповідають їхнім унікальним потребам та цілям бізнесу. Наша мета при цьому незмінна - забезпечити покращення ефективності та конкурентоспроможності бізнесу клієнта через оптимізацію бізнес-процесів.
Вартість проектів
Вартість послуг з опису бізнес-процесів може значно варіюватися залежно від обсягу та складності роботи. Наприклад, базовий опис та оптимізація процесів можуть коштувати від $500 до $2,000 за проект, тоді як більш комплексні роботи, включаючи реінжиніринг та вдосконалення, можуть досягати $5,000 і більше.
Ціна може коливатися від $100 до $500 за один бізнес-процес. Опис більш складних або технічних процесів може коштувати дорожче. Для стандартних та менш складних процесів, таких як прості адміністративні завдання, вартість може бути в діапазоні від $100 до $200 за процес - прості процеси. Для більш складних бізнес-процесів, які можуть вимагати детальнішого аналізу та використання спеціалізованих інструментів або програмного забезпечення, вартість може сягати $300-$500 за процес - складні процеси.